Guia do usuário do BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker

BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker

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Introdução

O Document Maker permite aos usuários gerar documentos com base em um conjunto de modelos na lista do SharePoint. Os usuários podem reutilizar dados de listas do SharePoint para gerar documentos individuais ou documentos com vários itens e, em seguida, definir regras para nomear esses documentos. Os documentos podem então ser salvos como anexos, salvos na biblioteca de documentos ou em uma pasta criada automaticamente. Os usuários podem escolher entre quatro formatos de documento para salvar os documentos gerados. Este guia do usuário é usado para instruir e orientar os usuários na configuração e uso do Document Maker. Para obter a cópia mais recente deste e de outros guias, visite o link fornecido: https://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Introdução ao Document Maker

Document Maker é uma solução fácil de usar que ajuda você a criar rapidamente documentos repetitivos e recorrentes no SharePoint usando modelos predefinidos produzidos no Microsoft Word. Assim que os recursos do Document Maker forem ativados, os comandos do produto estarão disponíveis na faixa de opções.

Na experiência moderna, os comandos do produto são assim:

Gerar Documento

Gere documentos individuais para cada item da lista.

Gerar documento mesclado
Gere um documento mesclado que contenha todos os itens da lista selecionados.

Gerenciar modelos e gerenciar regras estão localizados no grupo Lista -> Configurações.

Gerenciar modelo
Entre na página de modelo do Document Maker para gerenciar modelos.

Gerenciar regras
Acesse a página Regras do Document Maker para especificar regras para documentos gerados.

Gerenciar modelos

Document Maker permite compor modelos para criação de documentos. Para gerar documentos usando dados da lista, você deve primeiro inserir colunas de lista nos modelos. O valor da coluna, então, será inserido na área que você designou na criação do template quando o documento for gerado. Você também pode fornecer conteúdo padrão que aparece em todos os documentos do Word gerados, como uma estrutura preferencial para um pedido de vendas ou uma isenção de responsabilidade oficial no rodapé de uma página. Para gerenciar modelos, você deve ter pelo menos o nível de permissão Design na lista ou biblioteca.

Observação Os modelos para todo o conjunto de sites serão armazenados em uma biblioteca oculta no site raiz. O URL é http:// /BoostSolutionsDocumentMakerTemplate/Forms/AllItems.aspx

Criar um modelo

• Navegue até a lista ou biblioteca onde deseja criar um modelo.
• Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca e clique em Gerenciar modelos no grupo Configurações.

Ou entre na página Configurações de lista ou biblioteca e na seção Configurações gerais, clique em Configurações do Document Maker (desenvolvido por BoostSolutions).

• Na página Configurações do Document Maker, clique em Criar novo modelo.
• Insira um nome na caixa de diálogo Criar um modelo.
• Clique em OK para criar o modelo. Uma caixa de diálogo será aberta perguntando se você deseja editar o modelo. Para editar o modelo, clique em OK; caso contrário, clique em Cancelar.
  Observação: É recomendado que você use o navegador Edge para que uma palavra file será aberto sem problemas para que você possa editar o modelo.
• Após clicar em OK, o modelo será aberto no Word. Você pode configurar o modelo com base na política da sua empresa. Para obter mais informações sobre como configurar um modelo de documento, consulte a seção 4.3 Configurar modelos no Word.
• Depois de terminar de configurar o modelo, clique em  para salvar o modelo.
• Na página Configurações do modelo, você pode view as informações básicas do modelo (Nome do modelo, Modificado, Modificado por, Regra aplicada e Ações).

Carregar um modelo
Se você tiver modelos predefinidos, poderá carregá-los e usá-los para gerar documentos.

• Navegue até a lista ou biblioteca para a qual deseja fazer upload de um modelo.
• Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca e clique em Gerenciar modelos no grupo Configurações. Ou entre na página Configurações de lista ou biblioteca, na seção Configurações gerais e clique em Configurações do Document Maker (desenvolvido por BoostSolutions).
• Na página Configurações do Document Maker, clique em Carregar um modelo.
• Uma caixa de diálogo aparecerá. Na caixa de diálogo, clique em Procurar… para selecionar seu modelo de documento predefinido em seu computador ou servidor local.
• Clique em OK para fazer upload do modelo selecionado.

Configurar modelos no Word
Para configurar um modelo, você precisará instalar o plugin Document Maker. Para obter instruções sobre como instalar o plug-in do Document Maker, consulte o guia de instalação. Assim que o plug-in for instalado, uma guia Document Maker aparecerá na faixa de opções do Word.

Conexão de dados
Conecte-se a uma lista do SharePoint e obtenha campos de lista e outros campos relacionados.

Mostrar Campos
Esta função controla o painel Document Maker. Você pode decidir se deseja ou não mostrar o painel Listar Campos clicando em Mostrar Campos.

Atualizar campos
Clique nesta opção para atualizar os campos para obter os campos atualizados da lista.

Marcar área de repetição
Marque informações repetidas no documento. Isto é muito útil quando você deseja gerar um documento mesclado usando vários itens.

Ajuda
Obtenha documentos de ajuda do plugin Document Maker em BoostSolutions website.

• Clique na guia Document Maker na faixa do Word e clique em Conexão de dados no grupo Obter dados.
• Insira o URL da lista do SharePoint da qual você deseja obter dados.
• Selecione o tipo de autenticação (autenticação do Windows ou autenticação de formulário) que deseja usar e insira a autenticação de usuário correta.
  Observação: O usuário deve ter pelo menos View Somente nível de permissão para lista do SharePoint.
• Clique em Test Connection para verificar se o usuário pode acessar a lista.
• Clique em OK para salvar a conexão.
  • No modelo que você está criando, clique na área onde deseja inserir um(s) campo(s).
  • No painel Document Maker, selecione um campo e clique duas vezes nele. O campo será inserido como um Controle de Conteúdo Rich Text.

Listar campos
Campos de lista do SharePoint e campos relacionados da lista de pesquisa. Para mostrar os campos relacionados, você precisa selecioná-los como campos adicionais na lista.

Campos personalizados

• Os campos personalizados incluem [Hoje], [Agora], [Eu].
• [Hoje] representa o dia atual.
• [Agora] representa a data e hora atuais.
• [Me] representa o usuário atual que gerou o documento.

Campos Calculados
Campos calculados podem ser usados ​​para calcular dados em colunas ou itens no documento. (As funções de campo calculado suportadas, consulte o Apêndice 2: Funções de campo calculado suportadas para obter detalhes.)

• Para obter campos atualizados da lista, clique em Atualizar campos.
• Para gerar um documento mesclado, você precisará marcar uma tabela ou área como repetida.
• Clique para salvar o modelo.

Modificar um modelo

• Navegue até a lista ou biblioteca onde deseja modificar um modelo.
• Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca e clique em Gerenciar modelos no grupo Configurações.
• Na página Configurações do Document Maker -> Modelos, localize o modelo e clique em Editar modelo.
• Se desejar alterar as propriedades do modelo, clique em Editar propriedades.

Excluir um modelo

• Navegue até a lista ou biblioteca onde deseja excluir um modelo.
• Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca e clique em Gerenciar modelos no grupo Configurações.
• Na página Configurações do Document Maker -> Modelo, localize o modelo e clique em Excluir.
• Uma caixa de mensagem aparecerá solicitando que você confirme que deseja prosseguir com a exclusão.
• Clique em OK para confirmar a exclusão.

Gerenciando regras

Após a criação de um modelo, será necessário configurar uma regra para especificar a geração de documentos. Para gerenciar regras para uma lista ou biblioteca, você deve ter pelo menos o nível de permissão Design.

Configurações de regras
Ao criar uma regra, as seguintes configurações precisam ser definidas:

Configurações	Descrição
Selecione o modelo	Selecione um(s) modelo(s) aos quais aplicar a regra.
Regra de nomenclatura	Especifique uma regra para nomeação automática de documentos. Você pode combinar colunas, funções, textos personalizados e separadores para gerar nomes de documentos dinamicamente.
Formato de data	Especifique um formato de data que deseja usar no nome do documento.
Tipos de saída	Especifique o tipo de saída (DOCX, DOC, PDF, XPS) para o(s) documento(s) gerado(s).
Distribuir Documento	Especifique o caminho onde deseja salvar os documentos gerados.
Geração de documentos mesclados	Especifique se um documento mesclado pode ser gerado. Nota: Esta opção é opcional.
Regra de nomenclatura de documentos mesclados	Especifique uma fórmula de nomenclatura para documentos mesclados.
Localização do alvo	Especifique a biblioteca de documentos para salvar documentos mesclados.

Criar uma regra

• Navegue até a lista ou biblioteca onde deseja criar uma regra.
• Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca e clique em Gerenciar regras no grupo Configurações.
• Na página Configurações do Document Maker -> Regras, clique em Adicionar regra.
  • Observação: Você não poderá adicionar uma regra se não existir nenhum modelo na lista atual.
• Na seção Nome da regra, insira um nome.
• Especifique quais modelos devem usar esta regra. Você pode selecionar vários modelos para uma regra.
  Observação: Apenas uma regra pode ser aplicada a um modelo. Depois que uma regra for aplicada a um modelo, uma segunda regra não poderá ser aplicada, a menos que a primeira regra seja removida.
• Na seção Regra de Nomenclatura, você pode usar Adicionar elemento para adicionar uma combinação de variáveis ​​e separadores e usar Remover elemento para removê-los.

Na lista suspensa, você pode selecionar Colunas, Funções e Texto Personalizado como elemento para o nome do documento.

Colunas

Quase todas as colunas do SharePoint podem ser inseridas em uma fórmula, incluindo: Linha única de texto, Escolha, Número, Moeda, Data e Hora, Pessoas ou Grupo e Metadados Gerenciados. Você também pode inserir os seguintes metadados do SharePoint em uma fórmula: [Valor de ID do documento], [Tipo de conteúdo], [Versão], etc.

Funções 

O Gerador de número de documento permite inserir as seguintes funções em uma fórmula. [Hoje]: data de hoje. [Agora]: A data e hora atuais. [Eu]: O usuário que gerou o documento.

Personalizado
Texto personalizado: você pode selecionar Texto personalizado e inserir o que quiser. Caso sejam detectados quaisquer caracteres inválidos (como: / \ | # @ etc.), a cor de fundo deste campo será alterada e aparecerá uma mensagem indicando que há erros.

Separadores
Ao adicionar vários elementos em uma fórmula, você pode especificar separadores para unir esses elementos. Os conectores incluem: – _. / \ (Os separadores / \ não podem ser usados ​​na coluna Nome.)

Na seção Formato de dados, você pode especificar qual formato de data deseja usar.

Observação Esta opção é usada somente quando você adiciona pelo menos uma coluna [Data e Hora] na seção Regra de Nomenclatura.

• Na seção Tipos de saída, especifique o formato do documento após a geração.
  Quatro file formatos são suportados: DOCX, DOC, PDF e XPS.

Na seção Distribuir Documento, especifique o caminho para salvar os documentos gerados.

Existem duas opções para você escolher para salvar os documentos gerados.

Salvar como anexo
Escolha esta opção para anexar os documentos gerados aos itens correspondentes. Para salvar o documento como anexo, você precisa habilitar o recurso de anexo na lista.

Use a opção Substituir documentos existentes para decidir se deseja substituir um anexo existente para o item atual.

Salvar na biblioteca de documentos

Escolha esta opção para salvar os documentos em uma biblioteca de documentos do SharePoint. Basta selecionar uma biblioteca na lista suspensa Salvar na biblioteca de documentos.

Use a opção Criar uma pasta para salvar documentos para salvar os documentos em uma pasta criada automaticamente e especificar um nome de coluna como o nome da pasta.

Na seção Geração de documentos mesclados, selecione a opção Habilitar para habilitar a geração de um documento mesclado usando vários itens.

Na seção Regra de nomenclatura de documentos mesclados, especifique a regra de nomenclatura. Você pode inserir [Hoje], [Agora] e [Eu] na regra para gerar nomes dinamicamente.

• Na seção Local de destino, selecione uma biblioteca de documentos para salvar os documentos mesclados.
• Clique em OK para salvar as configurações.
• Na página Configurações de regras, você pode view as informações básicas da regra (Nome da regra, OutputType, Modelo, Modificado e Modificado por).

Modificar uma regra

• Navegue até a lista ou biblioteca onde deseja modificar uma regra.
• Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca e clique em Gerenciar regras no grupo Configurações.
• Na página Configurações do Document Maker -> Regra, encontre a regra e clique em Editar. Faça suas alterações e clique em OK para salvá-las.

Excluir uma regra

• Navegue até a lista ou biblioteca onde deseja excluir uma regra.
• Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca e clique em Gerenciar regras no grupo Configurações.
• Na página Configurações do Document Maker -> Regra, encontre a regra que deseja excluir e clique em Excluir.
• Uma caixa de mensagem aparecerá solicitando que você confirme que deseja prosseguir com a exclusão.
• Clique em OK para confirmar a exclusão.

Usando o Document Maker

O Document Maker permite gerar documentos individuais para cada item da lista ou mesclar vários itens da lista em um documento.

Gerar Documento Individual

• Navegue até a lista ou biblioteca para a qual deseja gerar o documento.
• Selecione um ou mais itens.
• Na faixa de opções, clique em Gerar documento.
• Uma caixa de diálogo Gerar Documento aparecerá. Você pode selecionar um modelo que deseja usar na lista suspensa Selecionar modelo. Os documentos gerados file nomes e o número de fileOs arquivos gerados também aparecerão na caixa de diálogo, na lista suspensa Selecionar modelo.
• Clique em Gerar para gerar os documentos.
• Assim que a criação do documento for concluída, você verá os resultados da operação. Clique em Ir para local para entrar na biblioteca ou pasta onde os documentos estão armazenados. Clique em um file nome para abri-lo ou salvá-lo.
• Clique em OK para fechar a caixa de diálogo.
• Se o procedimento de geração do documento falhar, o Status será exibido como Falha. E você pode view a mensagem de erro na coluna Operações.

Gerar um documento mesclado
Esta função permite mesclar vários itens em um documento. Para gerar um documento mesclado, você precisa ativar a opção Geração de documentos mesclados na regra.

• Navegue até a lista ou biblioteca para a qual deseja gerar um documento.
• Selecione os itens desejados e clique em Gerar um documento mesclado na faixa de opções.
• Uma caixa de diálogo Gerar um documento mesclado será exibida. Nesta caixa de diálogo, você pode selecionar um modelo que deseja usar no menu suspenso Modelo. Os documentos gerados file nomes e o número de files gerados também aparecerão na caixa de diálogo.
• Clique em Gerar para gerar o documento.
• Assim que a criação do documento for concluída, você poderá ver os resultados da operação. Clique em Ir para local para entrar na biblioteca ou pasta onde os documentos estão armazenados. Clique no file nome para abri-lo ou salvá-lo.
• Clique em OK para fechar a caixa de diálogo.

Estudos de caso
Suponha que você seja um especialista em vendas e, após processar um pedido, precise enviar uma fatura ou recibo (em formato .pdf) ao seu cliente. O modelo de fatura ou recibo e o file o nome deve ser consistente e baseado na política da sua empresa. Aqui está a lista Todos os Pedidos contendo todos os detalhes dos pedidos do cliente, incluindo Nome do Produto, Cliente, Forma de Pagamento, etc.

No modelo de Recibo de Vendas, insira os campos de lista na tabela da seguinte forma:

Habilite a opção Geração de Documentos mesclados e configure as seguintes seções:

Se você quiser enviar os detalhes do pedido para Tom Smith, por examparquivo, basta selecionar o item relacionado a Tom Smith e clicar em Gerar Documento na Faixa de Opções. Você receberá um PDF file do seguinte modo:

Se sua cliente Lucy Green, por ex.ampSe você comprou três produtos, você desejaria colocar os três pedidos em um único documento. Neste examparquivo, você deve selecionar os três itens e clicar em Combinar Gerar na Faixa de Opções. O PDF resultante file será gerado da seguinte forma:

Solução de problemas e suporte

• Perguntas sobre produtos e licenciamento: vendas@boostsolutions.com
• Suporte Técnico (Básico): suporte@boostsolutions.com
• Solicite um novo produto ou recurso: feature_request@boostsolutions.com

Apêndice 1: Listas, Bibliotecas e Galerias Suportadas

• O Document Maker pode trabalhar nessas listas e bibliotecas.

Listas	Anúncio, Calendário, Contatos, Lista Personalizada, Lista Personalizada na Folha de Dados View, Quadro de discussão, Lista externa, Planilha de importação, Lista de status (não mostrar botões de produtos), Pesquisa (não mostrar botões de produtos), Acompanhamento de problemas, Links, Tarefas do projeto, Tarefas
Bibliotecas	Ativo, Conexão de dados, Documento, Formulário, Página Wiki, Slide, Relatório, imagem (os botões do produto estão no menu Configurações)
Galerias	Web Galeria de peças, galeria de modelos de lista, galeria de páginas mestras, galeria de temas, galeria de soluções
Listas especiais	Categorias, comentários, postagens, circulação, recursos, paradeiro, calendário do grupo, memorando de chamada telefônica, agenda, participantes, objetivos, decisões, coisas para trazer, caixa de texto

Apêndice 2: Funções de Campo Calculado Suportadas
A tabela a seguir mostra as funções de campo calculado com suporte no Microsoft Word.

	Nome	Exemplo	Comentário
Funções Personalizadas	Soma	Soma([SuaColuna])	1. Não diferencia maiúsculas de minúsculas. 2. Não suporta aninhamento recursivo. 3. Suporta computação científica externa.
	Máx.	Max([SuaColuna])
	Mínimo	Min([SuaColuna])
	Média	Média([SuaColuna]
	Contar	Contar([SuaColuna])
Funções do sistema	Abdominais	Matemática.Abs.	1. Diferencia maiúsculas de minúsculas. 2. Suporta aninhamento recursivo. 3. Suporta computação científica externa.
	Acos	Matemática.Acos
	Asin	Matemática.Asin
	Atan	Matemática.Astan
	Atan2	Matemática.Astan2
	BigMul	Matemática.BigMul
	Teto	Matemática.Teto
	Porque	Matemática.Cos
	Cosh	Matemática.Cosh
	Exp	Matemática.Exp
	Chão	Matemática.Floor
	Registro	Math.Log
	Log10	Matemática.Log10
	Máx.	Matemática.Max
	Mínimo	Matemática.Min.
	Prisioneiro de guerra	Matemática.Pow
	Redondo	Matemática.Rodada
	Sinal	Matemática.Sinal
	Pecado	Matemática.Pecado
	Sinh	Matemática.Sinh
	Quadrado	Matemática.Sqrt
	bronzeado	Matemática.Tan
	Tanh	Matemática.Tanh
	Truncar	Matemática.Truncar

Apêndice 3: Gerenciamento de Licenças
Você pode usar o Document Maker sem inserir nenhum código de licença por um período de 30 dias a partir da primeira utilização. Para usar o produto após a expiração, você precisará adquirir uma licença e registrar o produto.

Encontrando informações de licença

1. Na página principal dos produtos, clique no link de avaliação e entre no License Management Center.
2. Clique em Baixar informações de licença, escolha um tipo de licença e baixe as informações (código do servidor, ID do farm ou ID do conjunto de sites).

Para que a BoostSolutions crie uma licença para você, você DEVE nos enviar seu identificador de ambiente do SharePoint (Observação: diferentes tipos de licença precisam de informações diferentes). Uma licença de servidor precisa de um código de servidor; uma licença de fazenda precisa de um ID de fazenda; e uma licença de conjunto de sites precisa de um ID de conjunto de sites.

• Envie-nos as informações acima (sales@boostsolutions.com) para gerar um código de licença.

Registro de Licença

1. Ao receber um código de licença do produto, entre na página License Management Center.
2. Clique em Registrar na página de licença e uma janela Registrar ou Atualizar licença será aberta.
3. Carregar a licença file ou digite o código de licença e clique em Registrar. Você receberá a confirmação de que sua licença foi validada.

Para obter mais detalhes sobre gerenciamento de licenças, consulte BoostSolutions Foundation.